"Sujuv liidestus" - nii kõlab müügilubadus iga kord. Tellimus tuleb e-poodi, arve tekib Merit Aktivasse ise, laoseis uueneb. Demol töötab kõik ilusti ja kõik on rahul.
Siis tuleb esimene päris tellimus. Klient kasutas sooduskoodi, ostukorvis on kaks erineva käibemaksumääraga toodet, ja ta maksis eurodes, kuigi on ettevõte Rootsist. Arve tuleb mõne sendi võrra valesti - ja nüüd parandab raamatupidaja iga kuu arveid käsitsi.
See ei ole haruldane juhus. See on tavaline teisipäev.
Müügilubadus ja päris elu
Standardne liidestusmoodul on tehtud "tavalise" tellimuse jaoks: üks käibemaksumäär, üks valuuta, ei mingeid allahindlusi. Häda on selles, et selline tellimus Su poes kaua ei püsi.
Kui esimene erijuhtum kohale jõuab, teeb valmismoodul ühe kahest. Annab vea - tüütu, aga vähemalt näed seda kohe. Või tekitab vaikselt vale arve - ja seda märkad alles nädalaid hiljem raamatupidamises, kui kümned valed dokumendid on juba kuhjunud. Vaikne variant on alati kallim.
Kõige sagedasemad kohad, kus asi viltu läheb
Käibemaks ei ole üks number. Ühes ostukorvis võib olla nii tavamääraga kui ka soodusmääraga kaupa. Arvele peab iga määr minema oma reana - mingit keskmist "umbes nii" varianti ei ole. Ja kui klient on ettevõte teisest EL-i riigist, käib arve hoopis pöördmaksustamise (0% käibemaks) reeglite järgi. Valmismoodul ei tee neil juhtumitel vahet.
Allahindlus peab arvel kajastuma. Kui klient kasutas sooduskoodi, peab arve summa klappima sellega, mille klient päriselt maksis. Kui moodul kannab arvele tavahinnad ja unustab allahindluse, on arve suurem kui laekumine - ja raamatupidamine ei lähe kokku.
Valuuta ja sendid. Kui müüd ka välismaale, tuleb arve teha õiges valuutas ja õige kursiga. Ja kui arve ridade summa erineb tellimuse kogusummast kasvõi kahe sendi võrra, võib Merit selle dokumendi tagasi lükata - või tekib kuu lõpus arvete ühitamisel viga, mida keegi peab käsitsi taga otsima.
Tagastus ei ole lihtsalt miinusmärgiga tellimus. Osaline tagastus, tagastus koos kauba lattu tagasi võtmisega, ainult transpordi hüvitamine - igaüks neist peab Meritis viitama algsele arvele. Kui viide puudub, jääb raamatupidajale kreedit, mida ta ühegi arvega kokku ei saa.
Miks see Sind huvitama peaks, isegi kui koodist midagi ei tea
Iga üksik viga on väike. Kokku on need aga põhjus, miks "paneme lihtsalt mooduli külge" muutub kuude kaupa kestvaks raamatupidaja nuriseteemaks. Ja kõige hullem: keegi peab kõige kriitilisemas kohas - raha ja arvete juures - tegema kõige igavamat tööd, kontrollima ja parandama käsitsi.
Mida enne tellimist küsida
Sa ei pea olema tehniline inimene, et esitada õigeid küsimusi. Küsi pakkujalt:
- Mis juhtub, kui ühes tellimuses on kaks erinevat käibemaksumäära?
- Kuidas käituvad sooduskoodid ja allahindlused - kas arve summa klapib alati laekumisega?
- Mis saab välisriigi ja EL-i ärikliendi arvetest?
- Kuidas käsitletakse osalisi tagastusi?
- Kui sama tellimus jõuab kogemata kaks korda kohale - näiteks klient vajutas aeglase makselehe peal "Maksa" kaks korda - kas tekib üks arve või kaks?
Kui vastused on ümmargused või kõlavad stiilis "no seda saab hiljem seadistada", on see hoiatusmärk.
Kokkuvõte
Hea liidestus ei ole see, mis töötab demol. See on see, mis töötab reedese kampaaniapäeva keskel, kui tellimusi tuleb kiiresti ja igaüks neist on natuke erinev. Kui Su praegune liidestus tekitab arveid, mida raamatupidaja peab käsitsi parandama, ei ole asi halvas õnnes - see on lihtsalt valesti ehitatud.
Oleme neid liidestusi Eesti e-poodidele ehitanud ja korda teinud - Merit Aktiva, Directo, Standard Books. Kui Su e-poe ja raamatupidamise vaheline liidestus tekitab käsitsi parandamist, võta ühendust.